Egregio Signore/Spettabile Società,

in ottemperanza agli obblighi previsti dagli artt. 13 del D.Lgs. n. 196 del 30/06/03 (Codice in materia di protezione dei dati personali) e del Reg UE 679/2016 recante norme relative alla protezione delle persone fisiche che NEW UNITED HOTESL SRL autonomo Titolare del trattamento  con sede in Roma 00185 via Marsala, 90 (nel seguito, anche “Società o Titolare del trattamento”) la informa che i dati raccolti, eventualmente anche quelli riferibili alla Sua famiglia, sono stati e saranno sottoposti a trattamento secondo principi di correttezza e trasparenza e saranno raccolti in misura adeguata, pertinente e limitata alle finalità preventivamente determinate, esplicite e legittime del trattamento.

Le forniamo inoltre, le seguenti informazioni:

  1. a) la dott.ssa Eleonora Cerofolini è il nostro Responsabile della Protezione dei Dati, reperibile per l’esercizio dei Suoi diritti, all’indirizzo pec newunitedhotelsrl@legalmail.com e sul nostro sito www.hotelaphrodite.com
  2. b) le finalità del trattamento cui sono destinati i dati personali nonché la base giuridica del trattamento sono costituite esclusivamente da quelle strettamente connesse e strumentali all’adempimento delle obbligazioni inerenti ai rapporti con la Ns Società, in particolare:
  3. per l’esecuzione delle richieste di alloggio e di servizi correlati da Lei richiesti,
  4. Per l’inserimento delle anagrafiche nei data base informatici aziendali;
  5. per adempimenti ed obblighi previsti da leggi, regolamenti e normative comunitarie ovvero da disposizioni impartite da autorità a ciò legittimate dalla legge e da organi di vigilanza e controllo;
  6. per adempimenti di obblighi contrattuali e legali derivanti dal rapporto posto in essere con Voi, o per eseguire Vs. richieste pre e post contrattuali e comunque per la gestione dei nostri rapporti commerciali e o professionali;
  7. per la gestione degli incassi e pagamento quale legittimo interesse in capo al Titolare del trattamento in esecuzione del contratto sottoscritto
  8. per adempiere all’obbligo previsto dall’articolo 109 del R.D. 18.6.1931 n. 773, che ci impone di registrare e comunicare alla Questura le generalità dei clienti alloggiati; per finalità di stabilizzazione finanziaria e competitività economica (D.L. 78/2010)
  9. per espletare la funzione di ricevimento di messaggi e telefonate a lei indirizzati;
  10. per accelerare le procedure di registrazione in caso di suoi successivi soggiorni presso il nostro albergo.
  11. per inviarle nostri messaggi promozionali e aggiornamenti sulle tariffe e sulle offerte praticate.
  12. Per finalità di tutela della proprietà di beni mobili e immobili della Società attraverso l’uso di sistemi di videosorveglianza
  13. per la trasmissione di circolari da parte della Società senza che i Vostri dati vengano forniti a terzi per servizi di marketing, iniziative commerciali, o vendite dirette
  14. c) I destinatari o le eventuali categorie di destinatari dei dati personali; ai fini dell’esecuzione del contratto e per le finalità sopra indicate, sono costituite da:
  • tutte le persone fisiche e giuridiche (corrieri e spedizionieri, centro elaborazione dati, Ispettorati, Questure, Agenzie di Viaggi, Tour Operator, Istituto di Vigilanza) nei casi in cui la comunicazione risulti necessaria e/o obbligatoria per le finalità contrattuali sopra illustrate;
  • istituti bancari per la gestione degli incassi e dei pagamenti;
  • enti, società e istituti del servizio bancario, creditizio, assicurativo e finanziario;
  • nostri collaboratori, stagisti, praticanti e/o consulenti, procuratori, anche occasionali, dipendenti, appositamente incaricati e nell’ambito delle relative mansioni all’interno della nostra società. La informiamo a tal proposito, che da un punto di vista organizzativo, vengono operati controlli sia sull’assegnazione degli incarichi ai soggetti sotto l’Autorità del titolare (incaricati interni) preposti al trattamento dei dati che sulla classificazione dei dati stessi.

La informiamo, che all’esito delle opportune verifiche abbiamo nominato la società KosmoSol Srl con sede in Strada delle Castelline, 42/D – 43019 Soragna (Parma) C.F. e P.I. 02300720345 e la società Athena Solutions Srl con sede Roma 00198 Via Rovereto, 6 C.F. e P.I. 04624551216, quali Sub Responsabili per utilizzo, rispettivamente, del gestionale denominato “*5 Stelle” e della piattaforma denominata “Ermes Hotels Channel Manager”, che consentono la comunicazione dei dati utili a rendere le prestazioni e i servizi da Lei richiesti e che ci possono pervenire via e-mail, tramite il nostro sito web www.hotelaphrodite.com ed anche da: Booking, Expedia, HRS, Hotusa, Atrapalo, LateRooms, GTA Kuoni, Travco, Jac-Travel, Agoda, Hotelbeds, Lastminute, Travel Republic, Welcomebeds, Globalia, Logitravel,Traveltool, Italcamel, Miki Travel, Sunhotels, Ctrip, RTS, Eurospin, Eurotours, Destination of the World, Edreams. A norma del regolamento UE 679/2016, a tal fine, in calce alla presente informativa siamo a richiederLe esplicito consenso.

  • CDE SERVICES SRLS con sede in Roma 00133 Via Casilina, 1890 P.I./C.F. 13734911004 in esecuzione alle attività di << tenuta della contabilità e adempimenti connessi >>
  • BMB SAS di Battisti B.M. & Romani Romano con sede in Ciampino 00043 (RM) Via Mura de’ Francesi, 179/b P.IVA 02081331007 C.F. 08530460586 per la manutenzione del gestionale contabile

In ottemperanza ai Provvedimenti a carattere generale “Videosorveglianza” si rinvia all’informativa e alla raccolta del consenso separata.

La informiamo inoltre, che il Titolare del trattamento fa uso di social network quali Facebook, Instagram, Twitter con una pagina official attraverso la quale comunichiamo esclusivamente eventi della società senza immagini di persone fisiche, policies ed informative nei relativi siti.

Per le finalità di back up i dati potranno essere trattati e/o comunicati alle società Gate.com e Kosmosol Srl che gestiscono il back up in Cloud al di fuori dell’Unione Europea e nello specifico in America, paesi che hanno aderito al Privacy Shield con l’Unione Europea e pertanto la relativa disciplina in tema di privacy è ritenuta conforme alle disposizioni europee applicabili.

È esclusa la diffusione con qualunque mezzo (stampa, video e altri) se non con il Vs. esplicito consenso che sarà nostra cura provvedere a raccogliere con esplicita richiesta.

c.1)  Durata del trattamento e Conservazione Il Titolare del trattamento tratterà i Dati per il tempo strettamente necessario all’adempimento della finalità contrattuali, contabili e amministrative, ovvero fino alla durata delle prestazioni oggetto del contratto, salvo rinnovo e per un periodo di ulteriori 10 anni in coerenza con gli obblighi fiscali dalla scadenza dell’ultima prestazione eseguita (variabile nel caso di particolari regolamenti e direttive UE che richiedano un termine di conservazione ulteriore) per adempiere agli obblighi di legge e regolamentari previsti;

Per le finalità di cui al punto b) 6-7 8, 9 e 10 a pagina 1 della presente informativa, i dati saranno comunque conservati sino alla revoca del Suo consenso.

 

  1. d) Modalità del trattamento: il trattamento dei dati sarà effettuato dal titolare, dal/i responsabile/i e dagli incaricati e potrà avvenire mediante supporti cartacei e/o con l’ausilio di strumenti informatici, collegati o meno in rete, e telematici; con logiche strettamente collegate alle finalità dichiarate e, comunque, in modo da garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati stessi.
  2. e) I dati verranno trattati per gli scopi connessi e/o strumentali alle attività contrattuali, in osservanza delle finalità da perseguire di cui sopra, e custoditi, anche ai fini della eventuale portabilità, per un periodo limite di dieci anni e messi a vostra disposizione subordinatamente all’assolvimento del saldo dei corrispettivi pattuiti. I trattamenti eseguiti presso il Titolare del trattamento non sono sottoposti a processi decisionali automatizzati e il loro trattamento non comporta profilazione di alcun tipo.
  3. f) Natura della raccolta dei dati e conseguenze di un eventuale mancato conferimento

Il conferimento dei dati è:

  1. obbligatorio per il raggiungimento delle finalità connesse agli obblighi previsti da leggi o da altre normative vincolanti; e il loro eventuale mancato conferimento potrebbe comportare l’impossibilità di assolvere al mandato
  2. necessario per la corretta instaurazione e prosecuzione del rapporto con Voi instaurato.

Un eventuale rifiuto di fornire i dati di cui sopra, seppur certo legittimo, potrebbe compromettere il regolare svolgimento del rapporto con la Società ed, in particolare, potrebbe comportare l’impossibilità per noi di dare esecuzione ai Suoi ordini, nonché di effettuare la prestazione dei servizi richiesti e la relativa fatturazione.

Le ricordiamo inoltre che i dati sensibili ex D. Lgs 196/2003, ora dati personali, sono relativi a:

  1. origine etnica e razziale;
  2. dati personali relativi a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale necessitano di consenso

Potrebbe essere necessario, trattare I dati da Lei fornitici e riferiti anche ai Suoi familiari per potere dare applicazione ai servizi resi o da rendere.

  1. g) In ogni momento potrete esercitare i Vs. diritti di accesso, rettifica, o cancellazione (c.d. diritto all’oblio) dei Vostri dati personali o proporre reclamo e richiedere la limitazione dei trattamenti scrivendo a newunitedhotelsrl@legalmail.it. Sarà Nostra cura provvedere entro 30 giorni dalla ricezione della Sua richiesta. In caso di mancata ottemperanza alla Sua richiesta, negli stessi 30 giorni, la Informeremo dei motivi dell’inottemperanza e della possibilità di proporre reclamo a un’Autorità di controllo che per il territorio italiano è il Garante per la protezione dei dati personali secondo le modalità previste sul sito internet garanteprivacy.it.

Informativa ai sensi dell’art. 13 del D.Lgs. 196/03

Desideriamo informarLa che i Suoi dati personali, raccolti tramite iscrizione o prenotazione, saranno utilizzati da parte di:
Hotel Aphrodite, nel pieno rispetto dei principi fondamentali, dettati dal decreto legislativo n. 196 del 30 giugno 2003 Codice in materia di protezione dei dati personali.

Operazioni di trattamento dei dati personali e relativa finalità
Di seguito, Le riepiloghiamo tutte le operazioni da noi svolte che implicano raccolta, conservazione od elaborazione dei Suoi dati personali, e gli scopi che perseguiamo con ciascuna di esse:

raccolta e conservazione dei Suoi dati personali al fine della fornitura del servizio di prenotazione/acquisti
utilizzo dei suoi dati per finalità di marketing e promozionali.

Libertà di rilasciare il consenso e conseguenze di un rifiuto
Il conferimento del consenso al trattamento dei dati personali è necessario. In caso di rifiuto alla prestazione del consenso non ci sarà possibile erogarLe i servizi indicati al punto precedente.
In caso di rifiuto del consenso non vi sarà alcuna conseguenza.
Soggetti a cui possono essere comunicati i dati

I dati saranno comunicati a:
New United  Hotels Srl
con sede legale in:
Via Marsala 90 – 00185 Roma
e a eventuali incaricati nominati dal Responsabile del Trattamento (art.29 del D.Lgs. 196/03)
Diritti di cui all’Art. 7 del D.Lgs. 196/03

Titolare e responsabile del trattamento 
Titolare del trattamento è:
New United  Hotels Srl
con sede legale in :
Via Marsala, 90- 00185 Roma

Le eventuali istanze ai sensi dell’art. 7 del D. Lgs. 196/03 dovranno essere indirizzate a :
New United Hotels Srl

Il Responsabile Unico ai sensi dell’art.29 del D.Lgs. 196/03 è:
New United Hotels Srl